Aftermovien hinta: mitä tapahtumavideo maksaa?

Suomalaisten tuotantoyhtiöiden julkaistuissa hinnastoissa aftermovie-paketit asettuvat tyypillisesti 1200–3500 € + ALV. Kuvajäljellä tapahtumakuvaus ja aftermovie alkavat 1190 € + ALV. Lopullinen hinta riippuu kuvausajasta, toimitettavien videoiden määrästä ja siitä, kuinka nopeasti materiaali tarvitaan.

Hintavertailu on tapahtumakuvauksessa poikkeuksellisen vaikeaa, koska sama sana tarkoittaa eri tuotantoyhtiöillä hyvin eri laajuista työtä. Tässä artikkelissa avataan, mistä hinta muodostuu ja mitä kannattaa selvittää ennen tarjouspyyntöä.

Miksi aftermovieiden hinnoissa on suuria eroja?

Suurin ero ei ole laadussa vaan kuvausajassa, joka ei näy hinnasta.

Osa markkinoiden 3000 euron aftermovie-paketeista sisältää vain 2–3 tuntia kuvausta tapahtumapäivän aikana ja kaksi valmista videota. Se on täysin toimiva ratkaisu yhden illan yritystilaisuuteen. Koko festivaalipäivän kuvaus on kuitenkin aivan eri kokoluokan työ, vaikka molempia myydään sanalla aftermovie.

Siksi tarjouksia kannattaa vertailla kuvaustuntien ja toimitettavien videoiden määrällä, ei loppusummalla.

Mistä tapahtumavideon hinta muodostuu?

Hintaan vaikuttaa neljä tekijää, jotka kannattaa käydä läpi jo tarjouspyynnössä.

• Kuvausaika. Yhden illan tilaisuus, koko päivän tapahtuma ja monipäiväinen festivaali eroavat toisistaan moninkertaisesti. Tämä on suurin yksittäinen hintatekijä.
• Toimitettavien videoiden määrä. Yksi kooste on eri asia kuin kooste, someklipit ja haastattelut. Jokainen video on oma editointityönsä.
• Toimitusnopeus. Samana päivänä toimitettavat kuvat tai muutaman päivän toimitusaika vaativat työn aikatauluttamista muun tuotannon ohi.
• Kuvataanko myös valokuvat. Hybridikuvauksessa video ja valokuvat tulevat samasta tuotannosta, jolloin tapahtumaan ei tarvita kahta eri tekijää.

Kuinka paljon työtä tapahtumatuotanto todellisuudessa vaatii?

Kahden päivän festivaalituotanto vaatii kokonaisuudessaan noin 40 tuntia työtä. Alla on työmäärän jakautuminen Alvarin kesäjuhlan tuotannosta, jonka Kuvajälki toteutti Espoossa.

• Ennakkosuunnittelu, noin 2 tuntia. Kuvaussuunnitelman laatiminen, sopimuksen läpikäynti ja yhteydenpito asiakkaan kanssa ennen tapahtumaa.
• Ennakkokäynti paikan päällä, 1 tunti. Ensimmäisenä päivänä saavuimme tuntia etuajassa: kulkuluvat, kuvauspaikat ja käytännön asiat käytiin läpi ennen tapahtuman alkua.
• Kuvaus, 2 × 12 tuntia. Kuvasimme molemmat festivaalipäivät kokonaan.
• Valokuvien käsittely, 4–5 tuntia. Kuvien valinta ja käsittely.
• Videoiden editointi, 6–8 tuntia. Yhteensä 11 videota: koosteet, someklipit ja yleisöhaastattelut.

Toimitus oli asiakkaalla neljä päivää tapahtuman päättymisen jälkeen. Kokonaisuudessaan tuotannosta valmistui yli 100 käsiteltyä valokuvaa ja 11 videota. Voitte katsoa lopputuloksen Alvarin kesäjuhlan työnäytteestä.

Esimerkki kuvaa laajaa kaksipäiväistä tuotantoa, ei alkaen-hintaa. Yhden illan yritystapahtuma on selvästi kevyempi kokonaisuus, ja hinta skaalautuu laajuuden mukaan. Tarkat hinnat löytyvät hinnastosta.

Mihin tapahtumavideota käytetään?

Tapahtumavideo ei ole pelkkä muisto. Yhdestä tapahtumasta saatava materiaali palvelee useaa eri tarkoitusta, ja se kannattaa huomioida jo suunnitteluvaiheessa.

• Seuraavan vuoden lipunmyynti. Aftermovie näyttää tapahtuman tunnelman konkreettisesti, mikä auttaa seuraavan vuoden lipunmyynnissä.
• Sponsoriraportointi. Kumppanit haluavat nähdä näkyvyytensä konkreettisesti. Kuvat ja video ovat osa raportointia.
• Rekrytointi. Tapahtuman tunnelma kertoo työnantajakuvasta enemmän kuin ilmoitusteksti.
• Somejulkaisut. Lyhyet klipit pitävät tapahtuman esillä myös sen jälkeen.
• Verkkosivujen sisältö. Esimerkiksi paneelikeskustelut ja puheenvuorot voidaan taltioida erikseen ja julkaista opetus- tai asiantuntijasisältönä.

Aiheesta kerrotaan tarkemmin artikkelissa mitä tapahtumasta kannattaa kuvata.

Yleisin virhe tapahtumakuvausta tilattaessa

Yleisin ongelma ei ole budjetti vaan se, että tarve on epäselvä tilaajan omassa organisaatiossa.

Usein tapahtumakuvauksesta päättää useampi ihminen, eikä käyttötarkoituksesta ole sovittu talon sisällä ennen yhteydenottoa. Silloin tarjouksesta tulee väistämättä epätarkka. Tyypillinen seuraus on, että tarpeita tulee lisää vasta paikan päällä: samana päivänä toimitettavat kuvat tai yksi ylimääräinen video. Siksi lisäpalveluiden hinnat ovat aina mukana sopimuksessa.

Mitä kannattaa selvittää ennen tarjouspyyntöä

Paras neuvo tapahtumanjärjestäjälle on pitää lyhyt sisäinen palaveri ennen kuin ottaa yhteyttä kuvaajaan. Käykää läpi nämä viisi kohtaa.

• Mihin materiaalia käytetään ja missä kanavissa se julkaistaan?
• Tarvitaanko sekä videot että valokuvat?
• Milloin materiaali tarvitaan valmiina?
• Mitkä hetket tapahtumasta ovat ehdottomasti tallennettava?
• Kuka tekee lopullisen päätöksen ja hyväksyy tarjouksen?

Kun nämä ovat tiedossa, tarjouksesta tulee tarkka eikä paikan päällä tarvitse tilata lisää.

Miten Kuvajälki toimii tapahtumakuvauksessa?

Käymme ennen tapahtumaa läpi ohjelman, tärkeimmät hetket ja sen, mihin materiaalia käytetään. Sopimuksessa on kirjattu kuvausaika, toimitettavat videot, toimitusaikataulu ja lisäpalveluiden hinnat.

Säilytämme tapahtuman materiaalin kuusi kuukautta toimituksen jälkeen kahdessa paikassa, ulkoisella kovalevyllä ja pilvipalvelussa. Kuvajäljellä on vastuuvakuutus ja tapaturmavakuutus, joita osa tapahtumapaikoista edellyttää.

Palvelusta kerrotaan tarkemmin tapahtumakuvauksen sivulla.